Satış Temsilcileri için 13 Adımda Etkili Zaman Yönetimi

blog

Satış Temsilcileri için 13 Adımda Etkili Zaman Yönetimi

Satış sektöründe çalışanlar için zaman yönetimini daha iyi yapabilmeleri amacıyla en etkili 13 ipucuyu bir araya getirdik.

  • İdari görevleri otomatikleştirmeye çalışın
  • Pivot etmeye hazır olun
  • O an için üzerinde çalıştığınız projeye sadık kalın
  • İstemediğiniz işi bir an önce yapmaya bakın
  • Çalışmaya devam edin
  • Gününüzü müşterinize göre ayarların
  • Tekrar edilecek olan görevleri kolaylaştırmanın yollarını arayın
  • Kısa ve anlaması kolay teklifler oluşturun
  • E-mail şablonları hazırlayın
  • Dikkat dağıtacak faktörleri azaltın
  • Sonraki gün yapacağınız şeylerin listesini bir gün önceden hazırlayın
  • Zamanınızı bölerek çalışın
  • Ara verin

“Zaman en değerli birimdir” cümlesinin varyasyonlarını hepimiz daha önce duymuşuzdur. Bu cümle, satış sektöründe çalışanlar için ayrı bir önem taşır. Bir görev yerine başka bir göreve zaman harcamak; milyon dolarlık anlaşmalar yapmak ya da teklifinizin kabul edilmemesi arasındaki farkı oluşturur. Bir grup aktivitenin üzerinde belirli bir zaman harcamak, haftanın rekorlarını elde etmenize yardımcı olabileceği gibi başka şeyler üzerinde yoğunlaşmak performansınızın tamamen düşmesine neden de olabilir.
Zaman yönetimi, satış personeli için uzmanlaşması en zor olan konulardan biridir. Satış personellerinin sürekli ilgilenilmeyi bekleyen birçok önemli görevi bulunmaktadır. Peki bu durumda satış elemanları hangi göreve öncelik vermeli ve zamanını etkili ve verimli olacak biçimde kullanmak için neler yapmalıdır?
Bir güne daha fazla saat sıkıştıramayacağımıza göre sizinle paylaşacağımız bu 13 zaman yönetimi sırrı sayesinde performans veriminizi artırabilirsiniz.

1. İdari görevleri otomatikleştirmeye çalışın

Satış yapacağınız zamanı en yüksek seviyeye getirmek için idari işlerinizi otomatikleştirmenin yollarını arayın. Otomasyonlu idari işlerden kazanacağınız birkaç dakika, zaman içinde birikeceğinden dolayı diğer görevlere bakmanız için daha fazla zamanınızın olmasına yardımcı olacaktır. Böylece fazladan kazanacağınız zamanı ve enerjinizi, demo sunumu ve daha zor olan soruları cevaplama gibi daha uğraştırıcı görevlere yönlendirebilirsiniz.

İşte birkaç örnek:

Hubspot ile entegre eden PandaDoc, satış çözümleri ve teklifleri gönderen satış personeli için çok iyi bir araçtır. Müşteri İlişkileri Yöneticisi (CRM – Customer Relationship Manager)’da yer alan tüm verileri otomatik olarak toplar, böylece önemli bilgileri bulmak ve kopyalayıp yapıştırmak gibi görevler otomatikleşmiş olur. Sadece birkaç tık ile hatasız verilerden oluşan, kişiselleştirilmiş ve profesyonel görünen teklifler hazırlamanız mümkün.
Planlama programı olan Route sayesinde müşterilerinizin bulunduğu konuma gitmek için kullanmanız gereken en uygun rotalar hakkında bilgi sahibi olursunuz. Yani artık rotanızı manuel olarak planlamanız gerekmiyor çünkü Route bunu sizin için yapacaktır.

 

HubSpot Meetings, müşterilerinizin takviminizde boş olan günler için randevu almalarına yardımcı oluyor. Sonuç olarak; “Şu saatte müsait misiniz?”, “Hayır üzgünüm o saatte uygun değilim. Peki bu saat sizin için uygun mudur?” gibi upuzun mailleşmelerin önüne geçilmiş olur ve zamandan kazanılır.
Bir yapılacaklar listesi oluşturmanıza yardımcı olan Todoist, sizin kişisel verimlilik için kullandığınız yöntemleri öğrenen ve teslim tarihi geçmiş olan görevlerinizi buna göre programlayan bir yapay zekaya sahip. Yani bu uygulama, yapmanız gereken tüm görevler için tek tek en uygun zamanı sizin için belirliyor.
Kullanmanız gereken en iyi uygulamalar; çalıştığınız sektöre, günlük görevlerinize ve çalıştığınız pozisyona göre değişiklik göstereceğinden dolayı yukarıda bahsettiğimiz uygulamalar yeterince kapsamlı bir liste değildir. Ne olursa olsun çıkarmanız gereken asıl ders; satış dışında yaptığınız görevleri mümkün olduğunca otomatikleştirmenizdir. Ne kadar fazla sayıda görevi otomatikleştirirseniz, diğer önemli görevler için kullanacağınız o kadar çok zamana sahip olursunuz.

2. Pivot etmeye hazır olun


Dış satışı yapan kişiler için, konuma göre müşterileri organize etmek ve bir müşteri ile olan en son görüşmenizin tarih ve saatini içeren notlar almak çok yararlı bir alışkanlıktır. Böylece bir randevunuz istediğiniz gibi gitmediyse ya da müşteriniz randevuya gelmediyse, hemen kendinizi toplarlayıp size yakın konumdaki müşterilerle iletişime geçerek yeni bir randevu oluşturabilirsiniz. Böylece ofise boş elle dönüp diğer randevu saati gelene kadar kafeteryada zamanınızı boşa harcamaktan kurtulmuş olursunuz.
Bu yöntem iç satışlar için de geçerlidir. Müşteriler randevularını sürekli iptal ederler. Bu yüzden satış elemanları, böyle bir durum yaşandığında daha verimli ve kazançlı aktivitelere zaman kaybetmeden geçmeye hazır olmalıdır. Burada çok önemli olan faktör aktiviteden aktiviteye atlamak yerine o anda yaptığınız göreve devam etmektir. Örnek vermek gerekirse, mesela yaklaşık olarak bir saat sürmesi beklenen bir telefon görüşmesi yapmanız gerektiğini varsayalım. Aradığınız müşteri bu görüşmeyi kabul etmemiş olsun ve telefonu kapatsın. Ama siz kendinizi bu telefon görüşmesi için daha önceden hazırlamıştınız. O yüzden başka bir göreve geçmek yerine telefon görüşmelerini sürdürmeye devam edin ve o hafta için randevu aldığınız diğer müşterileri aramaya başlayın. Aklınız telefon görüşmelerine odaklanmış olacağı için o göreve devam edin.
Belki de bazı okuyucularımız bunun çok saçma bir tavsiye olduğunu düşünüyor olabilir. Bu zamanı satış tanıtımı ya da takip amaçlı telefon görüşmeleri yaparak geçirmenin daha iyi olacağını düşünüyor olabilirsiniz. Ama durum şöyle, eğer satış tanıtımı yapacağınız müşterilerin listesi hazır değilse satış tanıtımı yapmaya tam olarak hazır olmadığınız anlamına gelir. Sonuç olarak ise müşteri kazanımı amaçlı görüşmeler için hazırlanmaya çalışırken zaman kaybetmiş olursunuz. Satış tanıtımının etkili olabilmesi için önceden planlanmış ve programlanmış olması gerekir.

3. O an için üzerinde çalıştığınız projeye sadık kalın


Aynı anda birden fazla iş yapma konsepti tamamen yanlıştır. Konu hakkında yapılan araştırmalar açık ve net olarak insanların aynı anda iki işi yapamadıklarını kanıtlamıştır. Aslında yapılan şey, aynı anda birden fazla iş ile uğraşmak değil, bir işten başka bir işe hızlıca geçiş yapmaktır. Başka bir işe geçiş yaptığınız zaman dikkattiniz dağılır ve çalışma hızınız düşer. Çünkü o anda odaklandığınız bir işe dikkatinizi tamamen vermeniz için beyninizin bir alışma sürecinden geçmesi gerekir. Satış görevlerine baktığımızda her farklı bir görev, beyninizin farklı bir bölümünün çalışmasın gerektiriyor. Örneğin demo sunumu yapmak; müşteriyi aramadan önce yapılan hazırlıklardan çok daha farklı bir psikoloji ve dikkat gerektiriyor. Satış temsilcileri, benzer psikoloji ve dikkat gerektiren görevleri gruplayarak daha yüksek verime ulaşmayı başarabilirler.

Örnek olarak satış tanıtımını inceleyelim. Çalıştığınız şirketin, satış tanıtımı yaparken sesli mail ve email yöntemlerini kullanmanın ne kadar önemli olduğunu vurguladığını varsayalım. Satış tanıtımı aramalarını yapmanız için iki saatiniz olsun. Bu görev için olası yaklaşımlardan biri; 2 saat boyunca bir potansiyel müşteriyi aramak, sesli mesaj bırakmak, kendisine takip edici bir email yazmak, bu emaili göndermek, aktivitelerinizi CRM’de kaydetmek, aynı potansiyel müşteriyi tekrardan aramak ve sonrasında aranacak müşteriler listesinde yer alan bir sonraki isme geçmek ve daha önce bahsi geçen görevlere en baştan yeniden başlamak olabilir.
Ancak bu yaklaşım aşırı fazla zaman alacaktır çünkü sürekli bir aktiviteden başka bir aktiviteye geçiş yapmanızı gerektirir. Bu işlemi çok daha kolaylaştırmanın birçok yolu vardır. Mesela, aktivitelerinizi gruplamak gibi. Aşağıda detaya geçelim:
Bir müşteriyi arayıp, görüşme olmaksızın sadece sesli mesaj bıraktığınızı göz önüne alırsak, 2 saat içerisinde gerçekçi olarak toplamda kaç tane potansiyel müşteriyi arayabileceğinizi tespit edin. Satış tanıtımı yapmanız gereken o 2 saat gelmeden önce, tespit etmiş olduğunuz sayı kadar müşteri hakkında araştırma yapın.
Satış tanıtımı yapacağınız 2 saat geldiği zaman araştırmış olduğunuz ve aramanız gereken potansiyel müşterilerin bulunduğu listeyi çıkarın.
Her bir potansiyel müşteriyi tek tek arayın ve onlar hakkında yaptığınız araştırma dahilinde elde ettiğiniz bilgileri kullanarak her müşteriye özel olarak kişiselleştirilmiş sesli mesajları bırakın.
CRM programına sadece arama aktivitelerinizi girin ve hemen listedeki bir sonraki isme geçin.
Günün sonraki vakitlerinde aramış olduğunuz potansiyel müşterilere takip edici mailler atın ve sonrasında bu müşterilere gelecekte tekrar ne zaman erişmeyi planladığınızı CRM programına ekleyin.
Görevlerinizi böyle basit bir şekilde gruplayarak çok daha fazla sayıda arama yapmayı başarırsınız ve böylece sattığınız ürünle ilgilenen bir müşteriye denk gelme şansınızı artar.

4. İstemediğiniz işi bir an önce yapmaya bakın


Her satış temsilcisinin kesinlikle yapmaktan nefret ettiği bir görev vardır. Satış tanıtımı yapmak, aktivitelerin kaydını girmek ya da takip edici mailler yazmak gibi… Bu herhangi bir aktivite olabilir.
Yapmaktan nefret ettiğiniz görevlerden kaçınmanıza rağmen sanki çok verimli çalışıyormuşsunuz gibi bir izlenim bırakabilirsiniz. Fakat istemediğiniz bir görevi tamamen bırakıp başka bir göreve sürekli olarak odaklandığınız an, zamanın kontrolü elinizden gider ve eninde sonunda bu davranışınızın cezasını alırsınız. Sonuç olarak hiç de hoşlanmadığınız o görevi bir an önce yapıp kurtulmaya bakın. Hatta mümkünse günün ilk işi olarak o aktiviteyi yapmaya çalışın.

5. Çalışmaya devam edin


Bir satış personeli; başarıyı elde ettiğinde ya da belirlenen bir hedefe ulaştığında, çoğu zaman kendisini kutlamak için çalışmaya ara verir. Kendinizi ödüllendirmek için ufak bir kahve molası verebilirsiniz elbette. Ama tekrar görüşme yapmanın ya da randevu almaya çalışmanın en iyi zamanı; harika bir görüşme yaptıktan ya da önemli bir randevu ayarladıktan hemen sonraki andır. Yani bir görev üzerinde odaklanmak için kendinize belirli bir zaman ayırdıysanız; görevinizde başarıyı yakalamış olsanız bile ayırdığınız o zaman bitmeden görevi bırakmayın.
İvme kazanmak çok önemlidir. Yukarı ivmeyi yakaladığınız zaman ona tutunun. Eğer pozitif bir ivme yakaladığınız zaman çalışmaya devam ederseniz mesai sonunda kendinizi kutlamak için daha fazla nedeniniz olur.

6. Gününüzü müşterinize göre ayarların


Uzmanlara göre potansiyel müşterilerle iletişim kurmak için en ideal zamanlar; öğleden sonra, sabahın erken vakitleri, akşam saatleri, sabahın başlangıcı ve ortası arasındaki zaman dilimi ya da haftasonlarıdır. Zaten bir gün içinde mümkün olan her vakti saydık değil mi?
Daha önceden de bileceğiniz gibi, hedef aldığınız müşteriyle bağlantı kurmak için en mükemmel bir zaman diye bir şey yoktur. Bu faktör, görüşeceğiniz o müşterinin günlük alışkanlıklarına ve işlerine ayırdıkları sürelere bağlıdır. Eğer müteahhitlere satış yapan bir satışcıysanız, potansiyel müşterinizi sabahın 10’unda aramanın hiçbir anlamı yoktur çünkü inşaat yerinde meşguldür. Öğle ve akşam yemekleri zamanlarında bir hayli kalabalık olan bir restoranı gün ortasında aramak, görüşmenizin oldukça olumsuz geçmesine sebep olabilir. Yani gününüzde gerçekleştireceğiniz aktiviteleri, hedeflediğiniz potansiyel müşteriye göre ayarlamaya çalışın. Böylece boşuna zaman harcamamış ve cevap verilmeyen telefon görüşmelerinden kaçınmış olursunuz.

7. Tekrar edilecek olan görevleri kolaylaştırmanın yollarını arayın


Eğer şirketiniz çok belirli bir alıcıyı hedefliyorsa, potansiyel müşterilerinizin hepsi birbirine benzer özellikler gösterecektir. Bundan dolayı her bir alıcıya özel olarak hazırlanmış olan sorular yerine tüm müşterilerinize soracağınız sorular hazırlayın. Gerektiği takdirde hazırladığınız bu sorular üzerinde değişiklikler yapabilirsiniz.
Potansiyel müşterileri araştırırken kullanacağınız bir sistem oluşturmak da oldukça akıllıca bir fikirdir. Daha önce başarı yakaladığınız anlaşmaları gözden geçirin ve gelecekteki müşterilerinizde kullanabileceğiniz yararlı detayları sürekli kullanın.

8. Kısa ve anlaması kolay teklifler oluşturun


Satış personelinin zaman kaybettiği başka bir alan ise giriş niteliğindeki diyaloglardır. Bir satış görüşmesi esnasında müşteriniz tarafından size “ne iş yapıyorsun” gibi bir soru yöneltilebilir. Her gün karşılaştığınız sık sorulan genel sorulara kısa ve net cevaplar hazırlayın. Böylece teklifiniz ile ilgili çok daha değerli şeyler hakkında konuşmanız ve potansiyel müşterinize nasıl yardım edeceğinizi daha iyi anlamanız için fazladan zamana sahip olursunuz. İyi bir şekilde dile getirilen, açık ve net olan teklifleriniz hali hazırda varsa, açıklama yaparken zorlanma riskiniz düşmüş olur. Potansiyel müşterinize karşı ne kadar çok açıklayıcı olursanız satış işlemi de o kadar hızlı ilerler.

9. E-mail şablonları hazırlayın


Potansiyel müşteriyle iletişim kurmak istediğiniz zaman her seferinde sıfırdan başlayıp yepyeni bir email hazırlamak inanılmaz derecede verimsiz bir alışkanlıktır. Emailinizi her müşteriye ve onun ihtiyaçlarına özel olarak hazırlamanız gerektiği doğru. Ama emailinizi bomboş bir sayfada tamamen baştan hazırlamak yerine; daha önceden hazırlamış olduğunuz bir email şablonu üzerinde gerekli değişiklikleri yapmak size bir hayli fazla zaman kazandıracaktır.
Gönderilen emailler dosyanızı inceleyerek sürekli olarak attığınız mailleri inceleyin. Sadece müşteriye ilk kez ulaşacağınız satış tanıtım amaçlı emailler için değil; takip edici mailler ve randevu ayarlama mailleri gibi sürekli attığınız mailler için de ayrı ayrı şablonlar oluşturun.

10. Dikkat dağıtacak faktörleri azaltın


Zaman geçirmeyi çok sevdiğiniz bir site sadece bir tık uzağınızdayken görevlerinize odaklanmak bir hayli zor olabilir. Dikkatinizi kaybetmemenizden emin olmak için dikkat dağıtıcı tüm faktörleri acımadan yok edin. Eğer ofiste işiniz için kullanmadığınız bir site varsa Chrome’ın Blocksite uzantısını kullanarak o dikkat dağıtıcı siteleri bloklayın. Mobil cihazlarınızı rahatlıkla erişemeyeceğiniz yerlere koymanızı da tavsiye ederiz. Böylece her bir bildirim aldığınızda cihazınıza kolaylıkla uzanıp sosyal medya hesaplarınızı kontrol etme ihtiyacını yok etmiş olursunuz.

11. Sonraki gün yapacağınız şeylerin listesini bir gün önceden hazırlayın


Verimli geçirmeniz gereken sabahlarınızı, gününüzü organize edeyim derken boşa harcamayın. Bunun yerine o gün yapılması gerekenlerin listesini önceki gün ofisten ayrılmadan önce hazırlayın. Akşam üstü ofiste çalışmaktan çok yorulduğunuzda ve ufak bir ara vereceğiniz zaman, bir sonraki günün yapılacaklar listesini hazırlayarak zamanınızı en verimli bir şekilde kullanın.

12. Zamanınızı bölerek çalışın


Pomodoro tekniğine göre elemanlar en verimli performansa ulaşmak için 25şer dakika çalışmalıdır. 90ar dakika çalışmanın yararlarını gösteren benzer teknikler de mevcut. Bu tarz tekniklere göre çalışma vakitlerinizi böldüğünüz zaman her gün için en yüksek verime ve performansa erişme fırsatını yakalarsınız.

13. Ara verin


12. adımda bahsi geçen Pomodoro tekniği, her 25 dakikada bir 5 dakikalık ara verilmesini tavsiye eder. Sandalyenizden kalkın, ofiste biraz dolaşın, hızlı bir yürüyüşe çıkın ya da su için. Önemli olan bu 5 dakika ara içerisinde vücudunuza dinlenmesi, ferah kalması ve kendini toparlaması için bir şans vermenizdir.

Bahsettiğimiz zaman yönetimi taktikleri sayesinde, satış temsilcileri zamanlarının kontrolünü ellerine alabilirler ve daha olumlu sonuçlar elde edebilirler. Zamandan kazanmak için sizin kullandığınız özel teknikler var mı? Bu listeye hangi teknikleri eklemek isterdiniz? Bizimle mutlaka paylaşın.

Yorum Yap

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

OfisPaneli ile tüm hizmetlere en avantajlı koşullarla erişin,
boşa harcadığınız para ve zamanı, şirketinizi büyütmek için kullanın.
ÜCRETSİZ TEKLİF AL

Şirket giderlerinizi düşürecek tasarruf ipuçlarından haberdar olun.