Etkili Zaman Yönetimi ve Verimlilik

İş yerinde veya mesai saatlerinde zamanın asla boşa gitmediğini düşünen insan sayısı çoktur. Hatta hayatımızda çoğu kez “çok meşgulum” cümlesini söyleyen birçok kişiye rastlarız. Gerçek şudur ki hiç kimse çalışırken geçen zamanı dakika dakika hesaplamaz.

Aslında işi yaparken geçirdiğimiz asıl zaman, işi yaparken aklımızdan geçirdiğimiz zamandan çok daha azdır. Bunu fark ettiğinizde, iş verimliliğinizi artırmak ve daha hızlı ve etkili çalışmak için düşündüğünüzden çok daha fazla zamana sahip olduğunuzun farkına varabilirsiniz.

Nathaniel Branden’ın da söylediği gibi; “Değişim yolunda atılan ilk adım farkında olmaktır.”

Günlük görev ve yaptığınız işler esnasında geçen vaktin farkında olduğunuz zaman, etkili ve verimli çalışmak adına enerji sarf etmeye başlayabilirsiniz. Belirli bir işi veya projeyi ne kadar süre içinde tamamlayabileceğinizi hesaplamalısınız. “Peki bunu nasıl yapacağım” diye soruyorsanız cevabı gerçekten de çok basit: Zaman yönetimi uygulaması kullanmak ve harcadığınız her zamanı takip etmek.

Zaman yönetimi uygulaması

Günlük işlerinizde ve her görev boyunca geçirdiğinizi süreyi takip etmek sandığınız kadar zor değil. Tek ihtiyacınız olan, her işte geçirdiğiniz süreyi etkili ve doğru bir şekilde hesaplayacak bir zaman takibi uygulaması kullanmaktır. Çalışanların performanslarına ve verimlerine odaklanan bir firmaya sahipseniz, zaman yönetimi uygulaması kullanarak hem çalışanların verimlerini artırabilir hem de görevlerini verilen zaman çerçevesi içerisinde bitirmeleri için motive olmalarını sağlayabilirsiniz.
Bu uygulama sayesinde günlük çalışma veriminiz olumlu bir şekilde etkilenecektir. Ayrıca iyi performans gösteren ve verimli çalışan bir eleman, verimli performansının devamlı olması için daha da motive olmuş olur.

Bir diğer yandan ise zaman yönetimi uygulaması iyi performans göstermeyen çalışanları belirlemenizde yardımcı olur böylece patronlar bu çalışanları yakından takip edebilirler. Örneğin çalışanlarınızdan biri belirli bir proje üzerinde zorluk çekiyor olabilir. Bu elemana gerekli eğitimi vererek o proje üzerinde daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz. Eğer serbest meslekte çalışıyorsanız, gerekli eğitim ve profesyonelliği kendi üzerinize uygulayarak işinizi geliştirebilirsiniz.

Sizin için önemli olan her şeyi takip edin

Bu tarz yazılımlar sayesinde takip edemeyeceğiniz bir şey yoktur. Ancak nelerin takip edilmesi nelerin ise takip edilmemesi gerektiğini belirlemek zorundasınız. Dinlenme saatlerinizden spor saatlerine kadar gün boyunca yaptığınız her tür aktiviteyi ve bu aktivitelerde geçirdiğiniz süreyi takip etmek mümkün.

İşinizde daha verimli çalışmak için bu uygulamalar yoluyla hangi günlük aktiviteleri takip etmeniz gerektiğine karar vermeniz gerekir. Sizin için en önemli aktiviteleri belirlemeli, bu aktivitelerin iş verimliliğine nasıl katkı sağlayacağını düşünmeli ve varacağınız sonuçlara göre takip edeceğiniz aktiviteleri seçmelisiniz.

Şeffaflık önemlidir

Freelance çalışıyorsanız ve saat başına göre iş yapıyorsanız, hizmet alacak olan müşteriler size verilen işlerde ve projelerde ne kadar verimli olduğunuzu ve bunlar üzerinde ne kadar saat harcadığınızı bilmek isteyeceklerdir. Zaman yönetimi uygulamaları kullanmıyorsanız, müşteriyle bu tarz bir şeffaflık elde etmek zor olduğu gibi müşteri ile aranızda güven problemleri bile yaşanabilir.

Freelance çalışanların çoğu zaman işinin hakkını vermedikleri düşünülür. Çalışma biçimleri bunun bir nedeni olabilir, diğer bir nedeni ise müşterinin, bir freelance elemanın verilen proje üzerinde yeterince çalışmadığını düşünmesidir. Zaman takibi uygulaması kullanarak size verilen proje ve görevler üzerinde kaç saat çalıştığınızı müşterinize kanıtlayabilirsiniz.

İşveren ile çalışan arasında bu şeffaflığın devam etmesi durumunda ortaya çıkacak önemli sonuçlar şunlardır:

– Kendinizi savunmak zorunda kalmazsınız çünkü kullandığınız zaman takibi uygulaması sizin adınıza konuşacaktır. Umarız ki böyle bir durum başınıza gelmez ama gelirse ve kanıta ihtiyacınız olursa yeterli kanıta sahip olmuş olacaksınız. Bazı firmalar verdikleri işlerin ne kadar süreceği hakkında hiçbir fikre sahip değildir. Kolay olduğunu düşünebilirler çünkü verilen görevi kendileri yapmayı denememiştir ve bu nedenle aslında ne kadar zor bir iş olduğunun farkına varamamıştır.
Zaman takibi uygulamalarını belki de; kendinizi geliştirmek, mümkün olanın en iyisi olmak, daha hızlı çalışmak ve daha fazla para kazanmak için kullanacaksınız. Böylece:

– Patronunuz size daha fazla iş verebilir çünkü şeffaflığınız sayesinde onun da işini kolaylaştırırsınız ve ona güven verirsiniz.

– Çalışma şeklinizi bildikleri için sizi diğer firmalara önerme olasılığı artar.

İşinizi geliştirmenizi sağlar

İşinizin başlangıcından itibaren, zaman takibi gibi önemli faktörlerin devamlılığını sağlamanız gerekir. Bu sadece verimliliği artırmak için değildir, bu programlar aynı zamanda tüm işinizin ne kadar etkili ve verimli olduğunu sandığınızdan çok daha fazla etkiler. Freelance olsun, şirkette olsun, ne şekilde çalışıyor olursanız olun bu durum hepsi için geçerlidir. Takip uygulamalarını kullanırken elde ettiğiniz bilgileri, patronluk görevlerinizi yerine getirirken şirketinizde veya sistemlerinizde oluşabilecek hataları gidermek için de kullanabilirsiniz.

Hesaplamayı kolaylaştırır

Web tasarım ya da muhasebecilik; hangi alanda hizmet veriyor olursanız olun, müşterilerinizin verdiği proje veya görevler üzerinde çalışırken geçirdiğiniz saatlerin tamamı şirketinize sermaye kazandıracaktır.

Hangi görevde veya hangi projede ne kadar saat geçirdiğinizi ezberlemeye çalışıyor veya kağıtlara notlar almayı deniyor olabilirsiniz. Ama bu yöntem eninde sonunda işinizi olumsuz etkileyecektir çünkü bu bilgileri ezberlerken veya notlarını alırken çok zaman kaybedersiniz. Örneğin her şeyi akıldan yapmaya çalışırsanız belki olması gerektiği saatten daha az ya da daha fazla olduğunu düşünüp yanlış sonuca ulaşabilirsiniz. Ayrıca not aldığınız kağıtları kaybetme riski de söz konusu olduğu için müşterinize doğru hesap çıkaramayabilirsiniz. Bu örnekler başınıza sadece iki veya üç kez gelse bile işinize çok büyük kayıplar getirir.

Değişimi kendi gözlerinizle görün

Zaman yönetimi uygulamalarını birkaç ay boyunca kullandıktan sonra elde ettiğiniz bilgileri analiz edin ve ne gibi değişiklikler yapmanız gerektiğine karar verin. Eğer belirli bir aktivite üzerinde olması gerektiğinden çok daha fazla zaman harcıyorsanız bunu uygulamada görebilir ve kişisel gelişiminizi devam ettirmek için ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri yapabilirsiniz.

Zamanı takip etmek, parayı takip etmek kadar önemlidir. Zaman takibi uygulamaları yardımıyla yaptığınız aktivitelerde ne kadar vakit harcadığınızı öğrenirsiniz.

Uygulamadaki bilgileri inceleyerek zamanınızı verimli çalışmanıza yardımcı olacak şekilde geçirip geçirmediğinizi belirleyebilir ve günlük aktiviteleriniz hakkında önemli bilgilere sahip olabilirsiniz.

Kâr edip etmediğiniz hatta zararda olup olmadığınız hemen öğrenmeniz mümkün. Size güçlük çektiren en zor projeleri seçin ve bu projeler üzerinde normalde ideal olarak ne kadar zaman harcamanız gerektiğini hesaplayın ve ulaşacağınız sonuçlara göre seçmeniz gereken projeleri belirleyerek bu işlere odaklanmaya başlayın.

Amaçlarınıza ulaşmanızda size yardımcı olacak faktörlerden biri bu amaçlara ulaşmak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu hesaplayabilmektir. Gün içerisinde zamanınızın nasıl geçtiğini bilmek, saatlerinizi hangi aktivitelere ayırdığınızı ve nelere odaklandığınızı belirlemeye yardımcı olur.